Política de protección de datos personales

Introducción

La Constitución Política de Colombia estableció en el artículo 15 el derecho de protección de Datos Personales como el derecho de toda persona para conocer, actualizar, rectificar y/o cancelar la información y Datos Personales que de ella se hayan recolectado y/o se traten en bases de datos públicas o privadas. Mediante la Ley 1581 del 17 de octubre de 2012, el Congreso de la República reglamentó el ya mencionado derecho al establecer las Disposiciones Generales para la Protección de Datos Personales en Colombia, igualmente reglamentada por los Decretos 1377 de 2013 y 886 de 2014 (hoy incorporados en el Decreto único 1074 de 2015), entre otros.

ARTÍCULO 1. Objeto. La presente Política de Protección de Datos Personales, en adelante la “Política”, pretende regular la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de Datos Personales en COMERCIO INTERNACIONAL CONTENEDORES Y TRANSPORTE SOCIEDAD POR ACCIONES SIMPLIFICADAS, en adelante “CINCO T SAS.”, brindando herramientas que garanticen la autenticidad, confidencialidad e integridad de la información. La Política se estructura siguiendo los mandatos de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, decretos y demás normativa que la complemente, modifique o derogue.

ARTÍCULO 2. Definiciones. Para los propósitos de este documento se aplicarán los siguientes términos y definiciones:

• Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable del Tratamiento de Datos Personales, dirigida al Titular de dichos datos, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas del Tratamiento de datos que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los Datos Personales.
• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular de los Datos Personales para llevar a cabo el Tratamiento de dichos datos.
• Bases de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto el Tratamiento.
• Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a variaspersonas naturales determinadas o determinables. Debe entonces entenderse el “dato personal” como una información relacionada con una persona natural (persona individualmente considerada).
• Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
• Dato Sensible: Corresponde a aquel dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
• Encargado Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable Tratamiento.
• Responsable Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí mismao en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
• Proveedor: Toda persona natural o jurídica que preste algún servicio a la Compañía en virtud de una relación contractual/obligacional;
• Trabajador: Toda persona natural que preste un servicio a la Compañía en virtud de uncontrato laboral
• Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto el Tratamiento.
• Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o encargado Tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia, envía la información o los Datos Personales a un receptor, que a su vez es Responsable Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el encargado por cuenta del Responsable.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

ARTÍCULO 3. Alcance. La Política de CINCO T SAS. Cubre todos los aspectos administrativos, organizacionales y de control que deben ser cumplidos por los directivos, funcionarios, contratistas y terceros que laboren o tengan relación directa con la empresa.

ARTÍCULO 4. Marco normativo de la política. La Política tendrá como marco normativo el siguiente:

• Ley 1581 de 2012, “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de Datos Personales”
• Decreto 1377 de 2013, “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012” y demás Decretos y circulares externas que reglamenten la norma indicada en el numeral anterior.
• Sentencia de Constitucionalidad C-748 de 2011 mediante la cual se declaró exequible el Proyecto de Ley Estatutaria de Protección de Datos Personales.

ARTÍCULO 5. Desarrollo de la política. CINCO T SAS, incorpora en todas sus actuaciones:

1. El respeto por la protección de Datos Personales. En consecuencia, solicitará desde el ingreso del dato, autorización para el uso de la información que reciba.
2. El respeto a los principios establecidos en la ley y atenderá en sus actuaciones y manejo de información de Datos Personales las finalidades que se deriven de la recolección de los mismos.
3. La implementación de las estrategias y acciones necesarias para dar efectividad al derecho consagrado en la ley estatutaria 1581 de 2012 y demás normativa que la complemente, modifique o derogue.
4. La publicidad necesaria para dar a conocer a todos sus usuarios los derechos que se derivan de la protección de Datos Personales.

ARTÍCULO 6. Derechos de los Titulares. El Titular es cualquier persona natural cuyos Datos Personales sean objeto el Tratamiento tiene:

• Derecho a conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales.
• Derecho a solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Derechos a ser informada respecto del uso dado a sus datos.
• Derechos a presentar quejas ante la SIC, revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato.
• Derecho a acceder se forma gratuita a sus Datos Personales.

ARTÍCULO 7. Estrategias.

7.1. Tratamiento. Para el adecuado Tratamiento y Protección de los Datos Personales, CINCO T SAS. trabaja tres perspectivas básicas que tienen como fin desarrollar políticas particulares el Tratamiento de datos de acuerdo con lo previsto en la ley 1581 de 2012 y demás normativa que la complemente, modifique o derogue, estas perspectivas son: a) Perspectiva Jurídica, b) Perspectiva Tecnológica, c) Perspectiva Organizacional.

7.2. Divulgación y Capacitación. CINCO T SAS, definirá los procesos de divulgación y capacitación del contenido de esta Política a través de su página web: www.cinco-t.com y demás canales físicos y tecnológicos por medio de los cuales solicite la recolección de Datos Personales.

7.3. Organización Interna y Gestión de Riesgos. La administración de CINCO T SAS, definirá la organización interna necesaria para la Gestión Integral de Riesgo.

7.4. Manual interno de procesos y cumplimientos. CINCO T SAS, como Responsable y encargado Tratamiento de los datos, adoptará un Manual de Políticas y Procedimientos de Protección de Datos Personales.

ARTÍCULO 8. Principios rectores. Teniendo en cuenta el Título II de la ley 1581 de 2012 los principios que rigen la política de CINCO T SAS son los siguientes:

1. Principio de legalidad en materia el Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
2. Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
3. Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
4. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
5. Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable o el Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
6. Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los Datos Personales, de las disposiciones de la presente Ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente Ley.
7. Los Datos Personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titular es o terceros autorizados conforme a la presente ley.
8. Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente Ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
9. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de Datos Personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en lapresente ley y en los términos de la misma.

ARTÍCULO 9. Propósitos de la recolección de Datos Personales. CINCO T SAS, solicitará consentimiento previo y expreso a los Titular es informando sobre la finalidad exclusiva de su Tratamiento, teniendo en cuenta que los Datos Personales recolectados por CINCO T SAS tendrán diferentes finalidades y se clasificarán en distintas bases de datos.

ARTÍCULO 10. Clasificación de las bases de datos. CINCO T SAS es consiente que la fuente o el origen del dato personal determina en gran parte el Tratamiento que se le debe dar al mismo, de esta manera ha clasificado sus bases de datos de la siguiente manera:

10.1. Bases de datos de clientes. Son las bases de datos manuales o automatizadas, que se encuentran estructuradas, y que contienen datos de naturaleza pública y privada de personas jurídicas o naturales, las cuales de manera voluntaria han autorizado a CINCO T SAS a tratar susDatos Personales; dicha autorización la obtiene CINCO T SAS de:

1. La hoja de formulario de arrendamiento.
2. Cotización de alquiler o suministro.
3. La Orden de arrendamiento, servicio o suministro.

10.2. Bases de datos de Empleados: Son las bases de datos manuales o automatizados que contienen datos de las personas naturales que se vinculan laboralmente con CINCO T SAS., cuyo Tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones legales y reglamentarias. En esta base de datos, se incorporan tanta información privada, pública y datos sensibles. El Tratamiento de los datos para los fines diferentes a las obligaciones derivadas de la relación laborar requerirá autorización previa del Titular o su representante legal, según sea el caso. En ningún caso, CINCO T SAS dará Tratamiento a los datos sensibles sin autorización previa.

10.3. Bases de datos de Contratistas y Proveedores: Son las bases de datos manuales oautomatizadas que contienen datos de las personas naturales que mantienen un vínculo contractual y comercial, cuyo Tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones contractuales estipuladas por CINCO T SAS, para la adquisición de servicios y bienes demandados por ella para su normal funcionamiento o el cumplimiento de algunas de sus funciones. Esta base de datos contiene Datos Personales públicos, privados y sensibles, los cuales tienen como finalidad el desarrollo de relaciones contractuales. El Tratamiento de estos datos para fines diferentes al mantenimiento de la relación contractual o el cumplimiento de deberes de carácter legal, requiere de autorización previa del Titular. Sin perjuicio de lo anterior, los Titular es de Datos Personales almacenados en estas bases de datos, podrán ejercer en cualquier momento sus derechos de acceso, actualización, rectificación y supresión, frente a CINCO T SAS.

ARTÍCULO 11. Carpeta compartida. Las bases de datos mencionadas en el artículo anterior estarán almacenadas en una carpeta compartida, la cual se encuentra estructura por procesos.

ARTÍCULO 12. Responsabilidad. Las calidades de Responsable y Encargado del Tratamiento de los Datos Personales es CINCO T SAS.

ARTÍCULO 13. Archivo de la información. CINCO T SAS adoptará un espacio adecuado para almacenar las pruebas de las autorizaciones de los Titular es de los Datos Personales, sin embargo si no se está haciendo uso de dicha información ésta será archivada por 5 años y luego de transcurrir éste término se destruirá.

ARTÍCULO 14. Vigencia. La presente política rige a partir de su aprobación y será publicada en la página web de la empresa. CINCO T SAS podrá modificar los términos y condiciones del presente documento como parte de su esfuerzo por cumplir con las obligaciones establecidas por la Ley 1581 de 2012, los decretos reglamentarios y demás normas que complementen, modifiquen o deroguen lo contenido en este documento, con el fin de reflejar cualquier cambio en nuestras operaciones o funciones. En los casos que esto ocurra se publicará el nuevo documento de políticas y procedimientos en la página web: www.cinco-t.com.